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Secretaría

 

Es una dependencia organizativa que tiene como propósito fundamental producir la documentación inherente a sus funciones, la cual forma parte esencial de la historia de cada instituto; resguardar y controlar los documentos que constituyen fuente de información institucional; coordinar, supervisar y evaluar los procesos académico-administrativos relacionados con el ingreso, permanencia y egreso de los estudiantes de pregrado y postgrado, y los requisitos correspondientes para el otorgamiento de títulos, diplomas y certificados. La Secretaría mantiene relaciones de coordinación con los subdirectores respectivos y con la Secretaría de la universidad para cumplir sus funciones específicas.

Sus funciones son:

 

Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de las dependencias adscritas a la Unidad.
Organizar, controlar y resguardar el Archivo General del Instituto.
Cumplir con los métodos y procedimientos que permitan la organización, control y resguardo de la documentación e información en el Instituto.
Producir la documentación que se genera como resultado de las reuniones del Consejo Directivo y del Consejo Académico del Instituto.
Comunicar oportunamente a los organismos y autoridades universitarias la información que le sea requerida, así como las decisiones tomadas por el Consejo Directivo y el Consejo Académico del Instituto.
Controlar la recepción y despacho de la correspondencia institucional.
Planificar, coordinar , supervisar y evaluar las actividades correspondientes al ingreso, permanencia y egreso de los estudiantes de los cursos de extensión del Instituto.
Expedir, certificar y registrar los documentos emanados del Instituto que no sean de la Secretaría de la Universidad.
Organizar, supervisar y evaluar los expedientes de los egresados del Instituto y coordinar las actividades que se deriven de esta función.
Velar por el cumplimiento y la correcta aplicación de los sistemas y procedimientos para la expedición, certificación y otros documentos institucionales.
Planificar, coordinar, supervisar y evaluar la realización de los actos de grado del instituto.
Elaborar y publicar trimestralmente la Gaceta del Instituto.
Elaborar anualmente la memoria y cuenta del Instituto y remitirla a la secretaría de la universidad para su respectiva publicación.
Mantener comunicación permanente con todas las dependencias del Instituto.
Servir de órgano asesor y de consulta a todas las dependencias del Instituto en materia de su competencia.
Realizar seguimiento de los acuerdos y resoluciones tomadas por los cuerpos colegiados de la Universidad.
Las demás que le sean señaladas por los reglamentos, el Consejo Universitario, el Consejo Directivo y el Director del Instituto.



Comite Técnico...


Tendrá como finalidad establecer criterios para el funcionamiento de la Unidad de Secretaría del Instituto, así como también analizar problemas que se deriven de su funcionamiento y buscarle solución a los mismos.

Sus Funciones son:

 

Facilitar la coordinación de las acciones y esfuerzos para el desarrollo de las actividades de Secretaría.
Analizar la asignación de recursos de la Secretaría y sugerir las medidas pertinentes.
Analizar los resultados parciales y finales del desarrollo y ejecución de las actividades de la Secretaría, referentes a Archivos y Correspondencia, Admisión, Control de Estudios y Elaboración de publicaciones especiales.
Analizar los planes de la Unidad, ofrecer las recomendaciones necesarias y aprobarlas a esta instancia.
Evaluar el desarrollo de la ejecución de los planes de la unidad.
Intercambiar opiniones técnicas y experiencias relacionadas con las áreas de trabajo de la unidad.
Las demás que le sean señaladas por los reglamentos y por las autoridades competentes.

 

Archivo y Correspondencias...


La sección de Archivo y correspondencias es una dependencia Técnico-Administrativa responsable del registro, archivo y control de la documentación, así como también del mantenimiento del archivo general del Instituto y de ejercer su custodia.

Sus funciones son:

 

Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades relacionadas con la correspondencia y archivo del Instituto.
Mantener actualizado el archivo general del Instituto.
Controlar la recepción, despacho y registro del archivo, de la correspondencia y documentación institucional.
 
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